• Staplarna visar hur många som personer som har kompetens inom ett visst kunskapsområde.

  • Genvägar till de olika arbetsverktygen samlas på ett ställe.

  • Genom att skapa genvägar når medarbetaren de dokument, kontakter, verktyg och kontor man oftast jobbar med.

  • På personsidan kan medarbetaren fylla in sina kompetensområden, personlig information och uppdatera sina kontaktuppgifter.

  • Kunskapsområden
  • Arbetsverktyg
  • Genvägar
  • Personsidan

Intranät och dokumenthantering för Exportrådet

Under våren 2011 fick NetRelations i uppdrag att utveckla Exportrådets nya intranät. Eftersom organisationen är spridd över hela världen är det inte så lätt att skapa en gemensamhetskänsla mellan medarbetarna. Det är svårt att veta vilka kompetenser som finns inom organisationen och vilka projekt som bedrivs runt om i världen. Det tidigare intranätet upplevdes som rörigt och tråkigt men användes flitigt i brist på annat. Mest populärt var att läsa nyheter från de olika lokalkontoren.

Funktionellt och användarvänligt intranät

NetRelations inledde projektet med ett förarbete enligt metoden för målstyrning. Första steget var att intervjua ca 20 medarbetare från både huvudkontoret och lokalkontoren. Det gav oss en god uppfattning om vilka behov som fanns inom organisationen. Framför allt var medarbetarna intresserade av att veta mer om sina kollegor och vilka erfarenheter som fanns inom olika expertisområden. Även om kontoren finns på olika platser runt om i världen står man inför liknande utmaningar och skulle ha stor nytta av ett erfarenhetsutbyte.

Stort fokus lades på att presentera både kontoren och deras medarbetare på intranätet. Alla anställda har möjlighet att "tagga sig" inom olika kompetensområden, t.ex projektledning och blir därmed enkelt sökbara. För att öka det sociala värdet finns det också möjlighet att berätta lite personligt om sig själv på sin egen sida.

Medarbetarna på Exportrådet arbetar dagligen i flera olika system och dessa som tidigare var spridda lite överallt, är nu nåbara från en gemensam sida. Det sparar både tid och minskar frustration hos de anställda.

Medarbetarna kan skapa en lista med genvägar till dokument, kontakter, verktyg m.m. så att de enkelt blir åtkomliga från intranätets alla sidor.

Ett intranät ska förutom bra funktionalitet även vara användarvänligt. NetRelations har därför tagit fram en modern och attraktiv design där medarbetarna snabbt och lätt hittar sin information.

Dokumenthantering i SharePoint

Inom Exportrådet hanteras en enorm mängd dokument som tidigare varit utspridda på olika ställen. Det har gjort det svårt för medarbetarna att hitta och arbeta med dokument på ett strukturerat sätt. Lösningen på problemet blev ett centralt dokumentcenter baserat på SharePoint Server 2010 där de anställda enkelt kan gå in och hitta de dokument de behöver.

Tack vare den inbyggda dokumenthanteringsfunktion som finns i SharePoint används systemet också som ett arbetsredskap för personer som jobbar med att skapa olika typer av dokument. Efter att ha analyserat vilka olika dokumenttyper som systemet behövde stödja tillsammans med kunden togs det fram definitioner för dokumenttyper som systemet skulle kunna hantera.

Genom att definiera dessa dokumenttyper kunde vi tillsammans med kunden sätta upp en metadatastruktur för att optimera sökbarheten i dokumentcentret och behålla en god struktur på dokumenten. Att kunna söka efter dokumentets innehåll och även relevant metadata var något man saknat i tidigare lösningar vilket nu möjliggjordes genom dokumentcentret.

Systemet har även arbetsflöden och informationspolicys kopplade till dokumenten för att på ett automatiserat sätt kunna säkerställa att informationen som finns i lösningen hålls uppdaterad.

Dokumentcentret är även integrerat med intranätet. Genom denna integration kan redaktörer enkelt välja att publicera dokument från dokumentcentret på intranätet

Publiceringsverktyg - EPiServer CMS 6

CMS för intranätet är EpiServer 6. Eftersom medarbetarna är sprida runt om i världen, många i U-länder, sitter de med internetanslutningar av varierande kvalitet. En avgörande framgångsfaktor är att NetRelations skapat ett mycket kraftfullt intranät – som samtidigt är oerhört snabbladdat.

Resultat

Det nya intranätet blev ett lyft för Exportrådet! Medarbetarna har nu fått ett intranät där man kan dela erfarenheter, läsa nyheter och nå sina dagliga arbetsverktyg.

Använd detta formulär om du vill skicka ett meddelande:

Dela ut sidan på sociala nätverk:

Fakta om Exportrådet

Exportrådet är en svensk organisation vars mål är att hjälpa svenska företag att etablera sig och växa utomlands. Huvudkontoret ligger i Stockholm och man har ca 60 lokalkontor över hela världen.

EPiServer Microsoft