Dokumenthantering med SharePoint 2010

En väl fungerande dokumenthanteringslösning i SharePoint handlar mer om planering och förarbete än om traditionell utveckling. Produkten som sådan är extremt kompetent och flexibel, men utan en tydlig och väl underbyggd informationsstruktur och processförståelse kan den varken förenkla eller effektivisera arbetet i någon organisation.

Våra erfarna projektledare, arkitekter och utvecklare arbetar nära tillsammans med våra uppdragsgivare för att hitta en lösning som passar varje företags unika behov. Vi vet vilka frågor som behöver ställas, när de ska ställas och vilka medarbetare inom organisationen som lämpligast kan besvara dem.

SharePoint som dokumenthanteringssystem

Många företag använder idag Microsoft Office SharePoint Server 2007 eller Windows SharePoint Service 3.0 för sina dokumenthanteringsbehov. Vår erfarenhet är att denna version av SharePoint gör ett bra jobb men att många kunder har behov av ännu mer avancerade funktioner.

Microsoft har uppmärksammat detta behov och i de nya versionerna, SharePoint Foundation 2010 och Sharepoint Server 2010, finns det nu en rad förbättringar för just dokumenthantering. Några av de mest efterlängtade är:

  • Dokumentgrupper gör det möjligt att hantera en mängd dokument som en enskild leverabel. Denna leverabel kan sedan versionshanteras eller användas i ett arbetsflöde som en enhet snarare än enskilda dokument.
  • Förbättrade sökfunktioner i SharePoint 2010 hjälper användare att hitta rätt dokument snabbare genom att låta dem visuellt navigera sig fram till det dokument de söker istället för att bara använda sökord.
  • Dokument-id gör det möjligt för SharePoint 2010 att automatiskt generera ett unikt ID för varje dokument som laddas upp av användarna.

Dokumenthantering – en trestegsprocess

Ett dokumenthanteringsprojekt kan, som många andra projekt, delas in i tre huvudsakliga delar; planering, genomförande och införande. I planeringsskedet tar vi ett helhetsgrepp där vi tittar på organisationens behov både vad gäller lagring och hantering av dokument. I ett antal workshops identiferar vi en rad viktiga parameterar, såsom:

  • Informationsmängden i nuläget och hur den kan förväntas växa över tid.
  • Geografisk spridning hos användarna för att säkerställa att alla har snabb tillgång till de dokument de behöver.
  • Design av informationsstruktur där vi identifierar dokumenttyper, den information som är kopplad till en viss dokumenttyp (metadata) och den struktur som skapar bäst ordning och störst tillgänlighet för användarna.
  • Processer och flöden relaterade till olika typer av dokument.

Där planeringsfasen slutar tar genomförandefasen vid. I många fall räcker det med enbart uppsättning och konfiguration av SharePoint 2010:s standardfunktioner, men ibland finns det också krav på funktioner som inte ingår i produkten. I dessa fall utvecklar vi tillägg och anpassningar som tillsammans med standardfunktionaliteten ser till så att systemet kan tillgodose organisationens behov. Detta gör vi självklart i enlighet med Microsofts best practices för att skapa en lösning som är enkel att förvalta och uppgradera.

När planeringen är gjord och utvecklingen är utförd vidtar införandefasen. Här bistår vi genom att se till att en på förhand bestämd införandeplan efterföljs. Vi kan även hjälpa till med att förankra och marknadsföra lösningen internt inom organisationen under hela projektets gång.

Använd detta formulär om du vill skicka ett meddelande:

Dela ut sidan på sociala nätverk:

Vill du veta mer om SharePoint?

Ta kontakt med någon av våra SharePoint-specialister så berättar vi mer och förklarar alla möjligheter med SharePoint:

Patrik Johansson, lösningsarkitekt

0736-33 23 32

Bild på Stefan Strömqvist

Stefan Strömqvist, intranätstrateg

0736-33 23 30

EPiServer Microsoft