Tillgängliga PDF-filer utan efterbearbetning - går det?

27 februari 2009

Det är nu 19 år sedan PDF-formatet först introducerades. Det har tagits emot med öppna armar av såväl tryckeribranschen som av offentlig sektor. I det ena fallet som ett överlägset medium för att baka in typsnitt, bilder och färghanteringsinformation och i det andra för att på ett plattformsoberoende sätt förmedla och arkivera handlingar med bibehållet utseende, även vid utskrift.

I och med den ökade publiceringen av PDF-filer på webben ställs nya krav på dessa dokument. Förutom att filstorlekar måste internetanpassas tillkommer också utmaningen med att optimera filerna för sökmotorer och skärmläsare.

Men kan ett format som skapats för att agera mellanlagring mellan originaldata och papper också fungera bra för uppläsning på skärm?

Taggning av PDF-filer

Faktum är att Adobe redan år 2001 byggde in stöd för taggning (märkning) vilket gör att man kan bygga upp en dokumentstruktur i en PDF-fil. Lite förenklat kompletterar den PDF-dokumentet med ett hierarkilager som påminner lite om HTML. En PDF-tagg kan markera vad som är en rubrik, ett textstycke, en datatabell, en illustration eller bara en irrelevant bit av data.

Denna taggningsfunktionalitet är också grundläggande för att kunna göra PDF-filerna tillgängliga. Men tillgänglighet är mer än bara validering och detta gäller även för PDF-filer.

Tillgänglighet hela vägen

För att bygga vidare på det som taggarna lägger grunden för, behövs extra handpåläggning i Adobe Acrobat®. Det är här du själv kan påverka textens uppläsningsordning i skärmläsare eller testa och korrigera eventuella fel i PDF-filen i efterhand. Men för många organisationer är denna fas av tillgänglighetsarbetet inte speciellt lockande. Och det beror inte bara på okunskap om teknikens möjligheter och fördelar. Så här ligger det till:

  • Adobe Acrobat® är en programsvit försedd med kostsamma licenser. Sedan tillkommer kostnader för eventuella hjälpprogram som CommonLook (för Windows).
  • Att göra PDF-filer tillgängliga kräver kunskap och tar tid i anspråk, något inte alla redaktörer har.
  • Arbetet med att kontrollera och bearbeta PDF-filer måste upprepas om ursprungsdokumentet uppdateras.
  • Även Adobe friskriver sig från att garantera full tillgänglighet i filer kontrollerade med Acrobats inbyggda testverktyg.

Är bra bra nog?

Det råder en påtaglig brist på gratis eller billiga verktyg, nåbara inifrån originalprogrammet, för att skapa tillgängliga PDF-er. Jag saknar en guide som talar om för mig vilka problem som finns, vilka konsekvenser de får och hur man åtgärdar dem i programmet. Ett verktyg som är byggt för redaktörer och inte tekniker, som förstår att taggning är ett svårt begrepp redan som det är och som underlättar arbetet så att det känns effektivt, meningsfullt och belönande.

I dag finns inte något sådant ultimat verktyg. Antingen får man lägga i en extra växel och lära sig Acrobat, anlita en extern konsult eller helt enkelt hålla nere ambitionerna på den nivå som de befintliga programvarorna tillåter.

Det ska understrykas att tillgänglighet inte är något binärt utan beror på sin kontext och målgrupp vilket alltid innebär någon form av avkall. Men det är också en pågående process som syftar till att göra färre och färre avkall, i takt med att medvetande, teknik och resurser finns till detta. Låt oss hoppas att möjligheterna för detta förbättras innan PDF fyller 20 år.

Skriven av: Anton Andreasson
Postad i: Webbstandarder

Kommentarer

  1. Anton Andreasson kommenterade 2 mars 2009 01:43

    Lars: I många fall är det nog själva dokumentformatet, där man redan haft diskussionen om vad som ska lagras i publiceringssystemet och vad som ska ut som PDF. Du får tänka på att ursprunget till dessa filer ofta är befintliga ärendehanteringssystem där Office-programmen är källan och inte en databas eller XML-filer..

    Jag kan däremot se klara problem med att många stora leverantörer pushar hårt för att få formulär i PDF-filer att slå igenom, vilket jag har svårt att se vitsen med med tanke på hur bra detta går att få att funka med HTML idag. Vinsten med att formulärvalidera i Adobe Reader istället för i en mer tillgänglig och plattformsoberoende miljö (=webbläsaren) känns krystad, för att inte tala om dyr.

  2. Lars Karlsson kommenterade 27 februari 2009 05:26

    Här hade jag velat ha ett resonemang kring de alternativ till PDF som finns, om det nu finns några.

    Är det själva dokumentformatet man är ute efter, eller är det innehållet i filen? Troligen det senare, och då borde det finnas andra, bättre format att presentera innehållet. Vanlig webbsida till exempel?

    Fast det funkar ju inte i alla lägen ..

  3. Christina kommenterade 9 mars 2010 01:15

    Finns det någon myndighet i Sverige som kör med tillgängliga pdf:er rakt igenom?

  4. Anton Andreasson kommenterade 1 april 2009 02:40

    Christina: Har tyvärr inte koll på det, men det skulle vara kul att få höra om ett fall där man verkligen gått hela vägen och hur man löst detta tekniskt och arbetsmässigt!

  5. Jan Rancken kommenterade 3 september 2009 04:22

    Angående blanketter:

    PDF-formulär har ju den fördelen att det är enklare att få detaljkontroll över hur de ser ut vid utskrift. Det är trots allt fortfarande vanligt att blanketter skrivs ut, fylls i för hand och postas.
    Ofta på grund av att de kräver en underskrift.

    Men det går säkert att få ett HTML-formulär att bli "pappersvänligt" också?

    Vi använder Abode Designer för att göra blanketter och där kan man spara i xml-format.

  6. Anton Andreasson kommenterade 3 september 2009 06:31

    Jan: Viss kontroll på utskriften går ju att få, men visst, det beror en del på webbläsare och användarinställningarna huruvida marginalerna är små eller stora, om bilder skrivs ut osv. Så fullständig kontroll kanske kan vara svårt att få, om perfekt layout av blanketten är ett måste.

    Men kanske kan det räcka med att ha ett interaktivt formulär i HTML och sedan en "statisk" PDF för nedladdning och utskrift, för de som önskar nåt "pappersvänligt" att skriva ut och posta. Tillgänglighetsmässigt är det alltså en stor tröskel att förlita sig på att Adobe Reader laddar och skickar sidan korrekt i alla webbläsare. Här är HTML en flera år mer beprövad metod.

    Detta tangerar lite frågan om huruvida blanketter på webben ska vara så lika papperet som möjligt eller bara uppfylla sitt syfte (att få in information) av så många och så enkelt som möjligt. Ibland har det med förlegad juridik att göra snarare än ett medvetet tekniskt val från avsändaren.

Använd detta formulär om du vill skicka ett meddelande:

Skriv en kommentar:

Dela ut sidan på sociala nätverk:

EPiServer Microsoft